Privacyverklaring Mijn We4media

Laatst bijgewerkt: 10 augustus 2026

Deze privacyverklaring gaat over Mijn We4media, het besloten online portaal en de bijbehorende app van We4media (hierna: “wij”, “ons”). Het portaal is alleen toegankelijk voor medewerkers, stagiairs, resellers en klanten van We4media met een persoonlijk account.

Wij gaan zorgvuldig om met persoonsgegevens en houden ons aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Hieronder leggen wij uit welke gegevens wij in dit portaal verwerken, waarom, hoe lang en welke rechten je hebt.

1. Wie is verantwoordelijk?

We4media
Hakkesstraat 32
5916 PX Venlo
KvK-nummer: 81978243

Vragen over privacy? Mail naar info@we4media.nl.

2. Welke gegevens verwerken wij?

Afhankelijk van je rol in het portaal verwerken wij:

  • Accountgegevens — naam, e-mailadres, telefoonnummer, functie, rol, profielfoto, versleuteld opgeslagen wachtwoord, instellingen voor tweestapsverificatie (2FA) en eventuele passkeys.
  • Inlog- en beveiligingsgegevens — inlogmomenten, IP-adres, browser/apparaatgegevens, sessie- en “onthoud mij”-tokens en wachtwoordherstelverzoeken.
  • Klant- en contactgegevens — bedrijfsgegevens, contactpersonen, adres, e-mail, telefoonnummer, contactmomenten, aanvragen, offertes, projecten, producten en abonnementen.
  • Communicatie — supporttickets en reacties daarop, bijlagen, notities, meldingen en e-mails die via het portaal worden verstuurd.
  • Telefonie — via de koppeling met onze telefooncentrale (3CX) leggen wij van inkomende en uitgaande gesprekken het telefoonnummer, tijdstip, duur en de betrokken medewerker vast. Gesprekken zelf worden niet in dit portaal opgenomen.
  • Personeelsgegevens (alleen voor medewerkers en stagiairs) — urenregistratie en urenkaarten, projecturen, verlof- en verzuimregistratie en contractgegevens.
  • Marketinggegevens — content, planning, media en feedback rond social-media- en marketingposts die wij voor klanten maken.
  • Apparaatgegevens voor pushmeldingen — een apparaat-token, als je de app gebruikt en pushmeldingen toestaat.

3. Waarom verwerken wij deze gegevens?

  • Om je toegang te geven tot het portaal en je account te beveiligen.
  • Om onze dienstverlening uit te voeren: projecten, marketing, support en facturatie.
  • Om met jou te communiceren over tickets, aanvragen, projecten en meldingen.
  • Om onze eigen bedrijfsvoering te doen: uren, verlof, planning en interne rapportages.
  • Om misbruik te voorkomen en de veiligheid van het portaal te bewaken.
  • Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de fiscale bewaarplicht.

4. Op welke grondslag?

  • Uitvoering van een overeenkomst — onze opdracht met de klant of je arbeids- of stageovereenkomst.
  • Wettelijke verplichting — administratie, belasting en arbeidsrecht.
  • Gerechtvaardigd belang — beveiliging, fraudepreventie en een efficiënte bedrijfsvoering.
  • Toestemming — bijvoorbeeld voor pushmeldingen op je apparaat. Je kunt toestemming altijd intrekken.

5. Wie heeft toegang?

Toegang binnen het portaal is afgeschermd op basis van je rol. Klanten zien uitsluitend hun eigen dossier; medewerkers zien alleen wat zij voor hun werk nodig hebben. Daarnaast schakelen wij verwerkers in die namens ons gegevens verwerken, zoals onze hostingpartij, e-mail- en telefoniedienstverlener en leveranciers van pushnotificaties. Met hen sluiten wij verwerkersovereenkomsten. Wij verkopen je gegevens niet en verstrekken ze alleen aan derden als dat nodig is voor de dienstverlening of wettelijk verplicht is.

Onze gegevens worden in beginsel binnen de Europese Economische Ruimte (EER) opgeslagen. Vindt er toch een doorgifte buiten de EER plaats, dan doen wij dat op basis van passende waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

6. Hoe lang bewaren wij gegevens?

  • Accountgegevens: zolang je account actief is, plus maximaal 12 maanden daarna.
  • Klant-, project- en administratieve gegevens: 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
  • Tickets en communicatie: maximaal 5 jaar na afronding.
  • Inloghistorie en beveiligingslogs: maximaal 12 maanden.
  • Personeelsgegevens: volgens de wettelijke bewaartermijnen, doorgaans tot 7 jaar na einde dienstverband.

Daarna verwijderen of anonimiseren wij de gegevens.

7. Beveiliging

Het portaal is uitsluitend bereikbaar via een beveiligde verbinding (HTTPS). Wachtwoorden slaan wij versleuteld (gehasht) op, gevoelige velden worden versleuteld opgeslagen en je kunt je account extra beveiligen met tweestapsverificatie of een passkey. Toegang is beperkt tot de personen die deze nodig hebben voor hun werk.

8. Cookies

Mijn We4media gebruikt alleen functionele cookies: een sessiecookie om je ingelogd te houden en een cookie voor de “onthoud mij”-functie. Wij gebruiken in dit portaal geen tracking- of advertentiecookies.

9. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

  • je gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen;
  • de verwerking te laten beperken of daartegen bezwaar te maken;
  • je gegevens in een gangbaar formaat over te laten dragen;
  • gegeven toestemming weer in te trekken.

Stuur je verzoek naar info@we4media.nl. Wij reageren binnen één maand. Ben je het niet eens met de afhandeling, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe functionaliteit in het portaal. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met bovenaan de datum van de laatste wijziging.

Terug naar inloggen